La era de la interrupción: Cómo hacer las paces con el smartphone

Hubo un tiempo en el que se multiplicaban las alabanzas al multitasking. Sorprendidos y acaso abrumados por la gran diversidad de tareas que debe afrontar el trabajador del conocimiento en nuestro tiempo, numerosos especialistas en Recursos Humanos postularon la existencia de personas que podían hacer varias cosas a la vez de manera eficaz y eficiente. Así, estos empleados ideales serían capaces de atender el teléfono al mismo tiempo que continuaban rellenando una planilla Excel para luego, finalizadas ambas actividades, saltar en un instante a la redacción de un informe y, en simultáneo, dar una hojeada a los últimos mails para verificar que no había ningún pedido urgente.

La ilusión duró poco. La ciencia puso a prueba la pretensión y estableció, de manera concluyente, que hacer varias tareas al mismo tiempo tiene como consecuencia una menor productividad y un aumento de los errores. Nuestro cerebro, según quedó demostrado en diferentes estudios, funciona mejor cuando hace una cosa por vez y se concentra en ella. Además, se comprobó que tener como rutina de trabajo la misión de abarcar varias tareas de forma simultánea genera en las personas cuadros de estrés y ansiedad, que terminan dañando la salud. Por eso, la tendencia a organizar el trabajo a partir del multitasking se fue debilitando y las organizaciones mejor informadas se propusieron una división del trabajo en la cual se tuviera en cuenta que hacer una cosa por vez permite lograr un mejor desempeño.

Malditas notificaciones

No habían terminado los trabajadores del conocimiento de asimilar que saltar de una tarea a otra no es la mejor manera de emplear el tiempo, cuando surgió una nueva fuente de distracciones, de la mano de la evolución del smartphone. Hasta hace poco tiempo, eran relativamente escasos los avisos que llegaban a nuestros móviles. Ahora, varias veces por hora nos enteramos de que tenemos un nuevo email, de que ha entrado un mensaje de texto o de WhatsApp, del “me gusta” que puso un amigo o una amiga en una publicación de Facebook, de la existencia de un nuevo video en el canal de YouTube al que estamos suscritos, y de otras cosas por el estilo. Si a estas distracciones les sumamos las provenientes de llamadas telefónicas y conversaciones casuales, algunos estudios han llegado a contabilizar más de 50 interrupciones por día.

Según se ha demostrado de un modo experimental, atender estas notificaciones aumenta los errores en la tarea que estamos haciendo, dilata el plazo de terminación mucho más que el tiempo empleado para leer los mensajes —esto es, exige un tiempo extra para que volvamos a concentrarnos en lo que estábamos haciendo—, y genera estrés y frustración, debido a que las notificaciones leídas nos suscitan pensamientos y emociones que no podemos atender ante la necesidad de volver a concentrarnos en lo que estábamos haciendo.

¿Quién puede resistir esa vibración?

Para lograr una buena calidad de trabajo no basta con proponerse no mirar el smartphone, pues incluso si lo programamos para que los avisos se limiten a una discreta vibración, nuestro cerebro es lo suficientemente astuto como para percibirla y lo obstinadamente curioso como para empezar a preguntarse de qué y de quíén se trata. Y con tal de saciar esa inagotable curiosidad, nos planteará preguntas tramposas: ¿No será el gerente general que quiere verme con urgencia? ¿Y si se tratara de ese proveedor que me pareció poco confiable para avisarme que no nos va a entregar el pedido? ¡Algo le pasa a mi hija (hijo, madre, padre, esposo, esposa)! ¡Ayer me dijo que le dolía la cabeza!

Incitados por estos respetabilísimos interrogantes, nos convencemos de que no nos queda otra alternativa que chequear qué es lo que pasa. Nos encontramos entonces con el gatito que se hace arrumacos con el perrito o con un email que nos ofrece las mejores ofertas de la temporada en electrodomésticos o con un saludo de una compañera de la secundaria que no vemos hace más de una década. Según datos relevados por un grupo de investigadores de la Duke University, solo el 12 % de los emails conviene que sean vistos en seguida. Un 11 % puede ser leído sin problemas pocas horas después de que son enviados; 17 % se pueden ver al final del día; otro 15 % podría consultarse sin inconvenientes en algún momento más adelante; y un 35 % son irrelevantes y pueden quedar sin abrir.

La pausa productiva

La primera medida a adoptar ante el flagelo de las notificaciones es determinar de dónde puede provenir en nuestro caso ese 12 % de emails o mensajes urgentes y programar el smartphone para que nos avise solo eso. Todo lo demás —sí, todo— debería quedar en modo “mute”. Sin embargo, la situación no será tan desesperante como puede parecer a primera vista, pues para afrontarla viene en nuestra ayuda el psicólogo alemán Rainer Wieland, quien sostiene que hacer pausas de cinco minutos cada hora u hora y media en el trabajo, sirve para recargar energías y mejorar la productividad.

Según Wieland, durante esos cinco minutos es conveniente dejar de pensar en el trabajo y focalizarse en otra cosa. Esto nos permitirá aliviar el agobio producido por la concentración prolongada en la misma tarea, estirar las piernas para evitar estar sentados demasiado tiempo… ¡y consultar el smartphone! Luego de cerciorarnos de que el mundo sigue andando más o menos como lo venía haciendo hasta entonces, volveremos a nuestro trabajo con mejor ánimo y habremos logrado lo que parecía una quimera: que las notificaciones que recibimos sirvan realmente para algo.

Referencias

Eduardo Chaktoura, “Multitasking: la manía de estar en todo”, La Nación, 03/06/2012, disponible en http://www.lanacion.com.ar/1478560-multitasking-la-mania-de-estar-en-todo (consulta 23/12/2016).

Dan Ariely, “Why you should turn off push notifications right now”, Wired, 04/12/2016, disponible en http://www.wired.co.uk/article/age-of-interruption (consulta 23/12/2016).

“Tómese cinco minutos libres y acabe con el estrés laboral”, iProfesional, 31/05/2011, disponible en http://www.iprofesional.com/notas/116782-Tmese-cinco-minutos-libres-y-acabe-con-el-estrs-laboral (consulta 23/12/2016).